Kebijakan Privasi

Adanya Kebijakan Privasi ini adalah komitmen nyata dari Universitas Udayana melalui Unit Sumber Daya Informasi (USDI) untuk menghargai dan melindungi setiap data atau informasi pribadi Pengguna situs imissu.unud.ac.id, situs-situs turunannya, serta aplikasi gawai (selanjutnya disebut sebagai "Situs"). IMISSU (Integrated Management Information System of Udayana University) merupakan sistem informasi terintegrasi pada Universitas Udayana yang dikembangkan dan dikelola oleh Unit Sumber Daya Informasi (USDI) sebagai Tupoksinya.

Kebijakan Privasi ini (beserta syarat-syarat penggunaan dari situs IMISSU sebagaimana tercantum dalam Syarat & Ketentuan dan informasi lain yang tercantum di Situs) menetapkan dasar atas perolehan, pengumpulan, pengolahan, penganalisisan, penampilan, pengiriman, pembukaan, penyimpanan, perubahan, penghapusan dan/atau segala bentuk pengelolaan yang terkait dengan data atau informasi yang mengidentifikasikan atau dapat digunakan untuk mengidentifikasi Pengguna yang Pengguna berikan pada aplikasi yang termasuk dalam IMISSU atau yang aplikasi IMISSU kumpulkan dari Pengguna maupun pihak ketiga (selanjutnya disebut sebagai "Data Pribadi").

Dengan terdaftar sebagai Pengguna dalam IMISSU, Pengguna menyatakan bahwa setiap Data Pribadi Pengguna merupakan data yang benar dan sah, Pengguna mengakui bahwa ia telah diberitahukan dan memahami ketentuan Kebijakan Privasi ini serta Pengguna memberikan persetujuan kepada Universitas Udayana (dalam hal ini melalui IMISSU) untuk memperoleh, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menampilkan, mengirimkan, membuka, menyimpan, mengubah, menghapus, mengelola dan/atau mempergunakan data tersebut untuk tujuan sebagaimana tercantum dalam Kebijakan Privasi.

A. Perolehan dan Pengumpulan Data Pribadi Pengguna

Unit Sumber Daya Informasi (USDI) melalui aplikasi dalam lingkup IMISSU mengumpulkan Data Pribadi Pengguna dengan tujuan untuk mengelola dan memperlancar proses penggunaan Situs, serta tujuan-tujuan lainnya selama diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun data Pengguna yang dikumpulkan adalah sebagai berikut:

  1. Data yang diserahkan secara mandiri oleh Pengguna, termasuk namun tidak terbatas pada data yang diserahkan pada saat Pengguna:
    • membuat atau memperbarui akun IMISSU, termasuk diantaranya nama pengguna (username), alamat email, nomor telepon, password, alamat, foto, dan informasi lainnya yang dapat mengidentifikasi Pengguna;
    • menghubungi Unit Sumber Daya Informasi (USDI), termasuk melalui layanan Pengguna UserCare;
    • mengisi survey/kuisioner yang disediakan oleh Universitas Udayana;
    • melakukan interaksi dengan Pengguna lainnya melalui fitur pesan, diskusi dan fitur interaktif (baik satu atau dua arah) lainnya yang terdapat dalam Situs;
    • mempergunakan layanan-layanan pada Situs, termasuk data nomor rekening, nomor KTP, serta detil data pribadi lainnya;
    • menggunakan fitur pada Situs yang membutuhkan izin akses ke data yang relevan yang tersimpan dalam perangkat Pengguna.
  2. Data yang terekam pada saat Pengguna mempergunakan Situs, termasuk namun tidak terbatas pada:
    • data lokasi riil atau perkiraannya seperti alamat IP, alamat MAC, lokasi Wi-Fi dan geo-location;
    • data berupa waktu dari setiap aktivitas Pengguna sehubungan dengan penggunaan Situs, termasuk waktu login dan perubahan data;
    • data penggunaan atau preferensi Pengguna, diantaranya interaksi Pengguna dalam menggunakan Situs, pilihan yang disimpan, serta pengaturan yang dipilih. Data tersebut diperoleh menggunakan cookies, pixel tags, dan teknologi serupa yang menciptakan dan mempertahankan pengenal unik;
    • data perangkat, diantaranya jenis perangkat yang digunakan untuk mengakses Situs, termasuk model perangkat keras, sistem operasi dan versinya, perangkat lunak, nomor IMEI, nama file dan versinya, pilihan bahasa, pengenal perangkat unik, nomor seri, informasi gerakan perangkat, dan/atau informasi jaringan seluler; dan/atau
    • data catatan (log), diantaranya catatan pada server yang menerima data seperti alamat IP perangkat, tanggal dan waktu akses, fitur aplikasi atau laman yang dilihat, proses kerja aplikasi dan aktivitas sistem lainnya, jenis peramban (browser), dan/atau situs atau layanan pihak ketiga yang Pengguna gunakan sebelum berinteraksi dengan Situs.

Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dapat menggabungkan data yang diperoleh dari sumber tersebut dengan data lain yang dimilikinya.

B. Penggunaan Data Pribadi

Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dalam lingkup IMISSU dapat menggunakan Data Pribadi yang diperoleh dan dikumpulkan dari Pengguna sebagaimana disebutkan dalam bagian sebelumnya untuk hal-hal sebagai berikut:

  1. Penyediaan fitur-fitur untuk memberikan, mewujudkan, memelihara dan memperbaiki layanan aplikasi IMISSU termasuk penggunaan untuk aplikasi yang disediakan oleh pihak ketiga dengan memastikan keamanan data pribadi.
  2. Membantu Pengguna pada saat berkomunikasi dengan Layanan Pengguna UserCare dalam IMISSU.
  3. Untuk mengirim informasi kepada Pengguna, termasuk di dalamnya melalui notifikasi Telegram, SMS maupun email.
  4. Menggunakan informasi yang diperoleh dari Pengguna untuk tujuan penelitian, analisis, pengembangan dan pengujian aplikasi guna meningkatkan keamanan layanan-layanan pada Situs
  5. Melakukan monitoring ataupun investigasi terhadap kegiatan-kegiatan atau aksi-aksi mencurigakan atau yang terindikasi mengandung unsur kecurangan atau pelanggaran terhadap Syarat dan Ketentuan atau ketentuan hukum yang berlaku, serta melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai tindak lanjut dari hasil monitoring atau investigasi kegiatan-kegiatan atau aksi-aksi tersebut.

Dalam keadaan tertentu, Universitas Udayana melalui Unit Sumber Daya Informasi (USDI) mungkin perlu untuk menggunakan ataupun mengungkapkan Data Pribadi Pengguna untuk tujuan penegakan hukum atau untuk pemenuhan persyaratan dan kewajiban peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk dalam hal terjadinya sengketa atau proses hukum antara Pengguna dan Universitas Udayana, atau dugaan tindak pidana seperti penipuan atau pencurian data.

C. Pengungkapan Data Pribadi Pengguna

Unit Sumber Daya Informasi (USDI) berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan Data Pribadi Pengguna yang berada di bawah kendali Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dan menjamin tidak ada pengungkapan, penjualan, pengalihan, distribusi dan/atau peminjaman Data Pribadi Pengguna kepada pihak ketiga lain, tanpa persetujuan dari Pengguna, kecuali dalam hal-hal sebagai berikut:

  • Dibutuhkan adanya pengungkapan Data Pribadi Pengguna kepada mitra atau pihak ketiga lain yang membantu Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dalam menyajikan layanan yang tersedia atau layanan yang di kemudian hari akan tersedia pada Situs dan memproses segala bentuk aktivitas Pengguna dalam Situs, termasuk diantaranya aplikasi atau situs lain yang telah saling mengintegrasikan API atau layanannya, atau pihak ketiga yang mana Universitas Udayana telah bekerjasama.
  • Pengguna menghubungi Unit Sumber Daya Informasi (USDI) melalui media publik seperti website, media sosial, dan fitur tertentu pada Situs, yang mana komunikasi antara Pengguna dan Unit Sumber Daya Informasi (USDI) tersebut dapat dilihat dan diketahui oleh khalayak ramai.
  • Unit Sumber Daya Informasi (USDI) mengungkapkan Data Pribadi Pengguna dalam upaya mematuhi kewajiban hukum dan/atau adanya permintaan yang sah dari aparat penegak hukum atau instansi penyelenggara negara yang berwenang.

Sehubungan dengan pengungkapan Data Pribadi Pengguna sebagaimana dijelaskan di atas, Unit Sumber Daya Informasi (USDI) akan/mungkin perlu mengungkapkan Data Pribadi Pengguna kepada penyedia layanan pihak ketiga. Meskipun demikian, penyedia layanan pihak ketiga tersebut hanya akan mengelola dan/atau memanfaatkan Data Pribadi Pengguna sehubungan dengan satu atau lebih tujuan sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

D. Cookies

  1. Cookies adalah file kecil yang secara otomatis akan mengambil tempat di dalam perangkat Pengguna yang menjalankan fungsi dalam menyimpan preferensi maupun konfigurasi Pengguna selama mengunjungi suatu situs.
  2. Cookies tersebut tidak diperuntukkan untuk digunakan pada saat melakukan akses data lain yang Pengguna miliki di perangkat komputer Pengguna, selain dari yang telah Pengguna setujui untuk disampaikan.
  3. Walaupun secara otomatis perangkat komputer Pengguna akan menerima cookies, Pengguna dapat menentukan pilihan untuk melakukan modifikasi melalui pengaturan browser Pengguna yaitu dengan memilih untuk menolak cookies (pilihan ini dapat menghambat tersedianya layanan IMISSU secara optimal pada saat Pengguna mengakses Situs).

E. Pilihan Pengguna dan Transparansi

  1. Perangkat seluler pada umumnya (iOS dan Android) memiliki pengaturan sehingga aplikasi mobile atau perangkat seluler dalam lingkup IMISSU tidak dapat mengakses data tertentu tanpa persetujuan dari Pengguna. Perangkat iOS akan memberikan pemberitahuan kepada Pengguna saat aplikasi perangkat mobile atau seluler pertama kali meminta akses terhadap data tersebut, sedangkan perangkat Android akan memberikan pemberitahuan kepada Pengguna saat aplikasi perangkat mobile atau seluler pertama kali dimuat. Dengan menggunakan aplikasi dan memberikan akses terhadap aplikasi, Pengguna dianggap memberikan persetujuannya terhadap pengumpulan dan penggunaan Data Pribadi Pengguna dalam perangkatnya.
  2. Pengguna dapat mengakses dan mengubah informasi berupa alamat email, nomor telepon, tanggal lahir, jenis kelamin, dan alamat melalui fitur profil pada Situs.
  3. Pengguna dapat menarik diri (opt-out) dari informasi atau notifikasi berupa pesan yang dikirimkan oleh aplikasi IMISSU melalui fitur pengaturan pada Situs.
  4. Sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Pengguna dapat menghubungi Unit Sumber Daya Informasi (USDI) untuk melakukan penarikan persetujuan terhadap perolehan, pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan dan penggunaan data Pengguna. Apabila terjadi demikian maka Pengguna memahami konsekuensi bahwa Pengguna tidak dapat menggunakan layanan Situs maupun layanan aplikasi lainnya yang dikelola oleh Unit Sumber Daya Informasi (USDI).

F. Keamanan, Penyimpanan dan Penghapusan Data Pribadi Pengguna

  1. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) melindungi setiap Data Pribadi Pengguna yang disimpan dalam sistem yang dikelolanya dalam lingkup IMISSU, serta melindungi data tersebut dari akses, penggunaan, modifikasi, pengambilan dan/atau pengungkapan tidak sah dengan menggunakan sejumlah tindakan dan prosedur keamanan, termasuk kata sandi Pengguna.
  2. Data Pribadi Pengguna juga dapat disimpan atau diproses oleh aplikasi yang dimiliki penyedia layanan pihak ketiga yang bekerja sama dengan Universitas Udayana dengan pengelolaan di bawah Unit Sumber Daya Informasi (USDI). Dalam hal tersebut, Unit Sumber Daya Informasi (USDI) akan memastikan bahwa Data Pribadi tersebut tetap terlindungi sesuai dengan komitmen Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dalam Kebijakan Privasi ini.
  3. Walaupun Unit Sumber Daya Informasi (USDI) telah menggunakan upaya terbaiknya untuk mengamankan dan melindungi Data Pribadi Pengguna, perlu diketahui bahwa pengiriman data melalui Internet tidak pernah sepenuhnya aman. Dengan demikian, Unit Sumber Daya Informasi (USDI) tidak dapat menjamin 100% keamanan data yang disediakan atau dikirimkan pada aplikasi dalam lingkup IMISSU oleh Pengguna dan pemberian informasi oleh Pengguna merupakan risiko yang ditanggung oleh Pengguna sendiri.
  4. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) akan menghapus dan/atau menganonimkan Data Pribadi Pengguna yang ada di bawah kendali Unit Sumber Daya Informasi (USDI) apabila (i) Data Pribadi Pengguna tidak lagi diperlukan untuk memenuhi tujuan dari pengumpulannya; dan (ii) penyimpanan tidak lagi diperlukan untuk tujuan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  5. Mohon diperhatikan bahwa masih ada kemungkinan bahwa beberapa Data Pribadi Pengguna disimpan oleh pihak lain, termasuk instansi penyelenggara negara yang berwenang. Dalam hal kami membagikan Data Pribadi Pengguna kepada instansi penyelenggara negara yang berwenang dan/atau instansi lainnya yang dapat ditunjuk oleh pemerintah yang berwenang atau memiliki kerja sama dengan Universitas Udayana, Pengguna menyetujui dan mengakui bahwa penyimpanan Data Pribadi Pengguna oleh instansi tersebut akan mengikuti kebijakan penyimpanan data masing-masing instansi tersebut.

G. Akses dan Perbaikan Data Pribadi Pengguna atau Penarikan Kembali Persetujuan

  1. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi Pengguna diproses secara akurat dan lengkap. Namun demikian, penting bagi Pengguna untuk memberi tahu Unit Sumber Daya Informasi (USDI) secara tepat waktu tentang segala perubahan pada Data Pribadi Pengguna atau jika ada kesalahan dalam Data Pribadi Pengguna yang berada di bawah kendali Unit Sumber Daya Informasi (USDI).
  2. Pengguna berhak untuk mengakses atau mengoreksi Data Pribadi Pengguna yang berada di bawah kendali Unit Sumber Daya Informasi (USDI) melalui akses pada aplikasi dalam IMISSU atau layanan Pengguna UserCare yang tersedia dalam Kebijakan Privasi ini. Namun demikian, permohonan tersebut hanya akan diproses oleh Unit Sumber Daya Informasi (USDI) apabila Pengguna telah menyerahkan bukti identitas yang memadai untuk melakukan akses atau koreksi terhadap data tersebut. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) berhak menolak permohonan untuk mengakses, atau untuk memperbaiki, sebagian atau semua Data Pribadi Pengguna yang Unit Sumber Daya Informasi (USDI) miliki atau kuasai jika diizinkan atau diperlukan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini termasuk dalam keadaan di mana Data Pribadi tersebut dapat berisi referensi kepada orang lain atau di mana permintaan untuk akses atau permintaan untuk mengoreksi adalah untuk alasan yang Unit Sumber Daya Informasi (USDI) anggap tidak relevan, tidak serius, atau menyulitkan.
  3. Pengguna dapat menarik persetujuan yang telah Pengguna berikan terkait dengan pemrosesan Data Pribadi Pengguna yang ada di bawah kendali Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dengan mengirimkan permintaan tersebut melalui kontak ataupun layanan Pengguna UserCare yang tercantum dalam Kebijakan Privasi ini. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) akan memproses permintaan Pengguna dalam kurun waktu yang wajar sejak permintaan penarikan persetujuan tersebut disampaikan, dan selanjutnya tidak memproses Data Pribadi Pengguna sesuai dengan permintaan awal Pengguna, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam hal terdapat penarikan persetujuan, Unit Sumber Daya Informasi (USDI) mungkin tidak dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya berdasarkan setiap perjanjian antara Pengguna dengan Unit Sumber Daya Informasi (USDI). Sehubungan dengan hal tersebut, terdapat juga kemungkinan bahwa dikarenakan Unit Sumber Daya Informasi (USDI) tidak dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya oleh karena Pengguna menarik persetujuannya, setiap hubungan hukum antara Pengguna dan Unit Sumber Daya Informasi (USDI) menjadi berakhir dan tidak dapat dilanjutkan.

H. Pengaduan Terkait Perlindungan Data

  1. Jika Pengguna memiliki kekhawatiran tentang penanganan atau perlakuan aplikasi dalam IMISSU terhadap Data Pribadi Pengguna atau jika Pengguna yakin bahwa privasinya telah dilanggar, Pengguna dapat menghubungi Unit Sumber Daya Informasi (USDI) melalui layanan Pengguna UserCare yang terdapat pada dashboard IMISSU atau kepada kontak Unit Sumber Daya Informasi (USDI) yang tercantum dalam Kebijakan Privasi ini dengan menjelaskan identitas dan sifat keluhan Pengguna.
  2. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) akan menyelidiki keluhan Pengguna dan berupaya untuk memberikan tanggapan terhadap keluhan tersebut dalam kurun waktu yang wajar setelah menerima keluhan yang disampaikan oleh Pengguna.

I. Hubungi Kami

Dalam hal Pengguna memiliki pertanyaan, komentar, keluhan, atau klaim mengenai Kebijakan Privasi ini atau Pengguna ingin mendapatkan akses dan/atau melakukan koreksi terhadap Data Pribadi miliknya, silakan hubungi kami di https://usdi.unud.ac.id atau melalui layanan Pengguna UserCare yang terdapat pada dashboard IMISSU.

Unit Sumber Daya Informasi

Universitas Udayana

Jl. Raya Kampus Unud, Jimbaran, Kecamatan Kuta Selatan, Kabupaten Badung, Bali 80361

Telp.: (0361) 701954

Email: usdi@unud.ac.id

J. Penyimpanan dan Penghapusan Informasi

Aplikasi dalam IMISSU akan menyimpan informasi selama akun Pengguna tetap aktif dan dapat melakukan penghapusan sesuai dengan ketentuan peraturan hukum yang berlaku.

K. Pembaharuan Kebijakan Privasi

Unit Sumber Daya Informasi (USDI) dapat sewaktu-waktu melakukan perubahan atau pembaruan terhadap Kebijakan Privasi ini. Unit Sumber Daya Informasi (USDI) menyarankan agar Pengguna membaca secara seksama dan memeriksa halaman Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mengetahui perubahan apapun. Dengan tetap mengakses dan menggunakan layanan Situs maupun layanan IMISSU lainnya, maka Pengguna dianggap menyetujui perubahan-perubahan dalam Kebijakan Privasi.